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GoBD 2017-01

Zum Jahresende wird es verbindlich die Emails einschließlich Anhänge für 10 Jahre zu archivieren. Ich erfülle dies über die externe Dienstleitung meines Providers IONOS auf dessen Server.

 

Abweichend von den Bedingungen der DSGVO werden somit alle elektronischen Inhalte für mindestens sechs bis zehn Jahre archiviert.

 

Info des Bundesministeriums für Finanzen von 12.11.2019

 

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

 

siehe link:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2014-11-14-GoBD.html

Auszug aus der Info meines Email-Providers IONOS
vom 12.11.2019

 

siehe link:

https://www.ionos.de/office-loesungen/email-archivierung?ar=1&otk=Zzxh4xadcqgkk16bdbaqdgh2ptzaaaq12iuh32nfe7ltdl1e

 

Rechtssicher und GoBD-konform

Die Rechtslage für Unternehmen in Deutschland ist eindeutig: Die Sicherung Ihrer geschäftlichen E-Mails auf einer externen Festplatte oder eine E-Mail-Weiterleitung reichen nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Mit der E-Mail-Archivierung von IONOS können Sie alle Ihre E-Mails inklusive Anhängen sicher nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD archivieren – und zwar von beliebig vielen IONOS E-Mail-Postfächern. Sämtliche E-Mails aller Ihrer ausgewählten E-Mail-Postfächer – empfangen wie gesendet – werden in ihrem Originalzustand inklusive Anhängen nach Aktivierung automatisch im E-Mail-Archiv gesichert.
 

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Langzeitarchivierung für digitale Geschäftsunterlagen

 

Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 1. Januar 2017 für Unternehmen unumgängliche Pflicht. Geschäftsbriefe oder steuerlich relevante Dokumente fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

 

Digital archivieren wird für Unternehmen zur Pflicht:

Seit dem 1. Januar 2017 gilt die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung wie Unterlagen auf Papier.


Ordnungsgemäße Buchführung umfasst E-Mail-Archivierung

Die GoBD lösen seit 2017 die Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 ab. Die Frist für die Umstellung auf die Langzeitarchivierung ist damit abgelaufen. Mittlerweile gelten neue gesetzliche Aufbewahrungs-fristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden.

 

Langzeitarchivierung: E-Mails manipulationssicher speichern

Sie müssen steuerlich relevante E-Mails vollständig und nicht veränderbar aufbewahren. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie ein Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem in der Cloud hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der Cloud wird gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.


Digitale Geschäftsunterlagen für sechs bis zehn Jahre absichern

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-Lösung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausfällen oder Hacker-Angriffen gesichert. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit; ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe geräteunabhängig und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen

letzte Aktualisierung:

12.11.2019

letzte Aktualisierung:

04.12.2019

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